Privacyverklaring voor (aspirant-)leden en oud-leden (verder: de leden)

Unitas Studiosorum Rheno-Traiectina (verder: Unitas S.R.), gevestigd op Lucasbolwerk 8 te Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van de leden zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

​​

Unitas S.R. is verantwoordelijk voor een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens van de leden van Unitas S.R., in overeenstemming met de AVG. Daarnaast is Unitas S.R. verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van derden die een webformulier invullen op de website www.usr.nl of anderszins contact zoeken met Unitas S.R. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar senaat@usr.nl.

​

​

Doelen

Unitas S.R. verzamelt persoonsgegevens van de leden ten behoeve van de doeleinden die in de Statuten van Unitas S.R. zijn vastgelegd:

 

Unitas S.R. stelt zich ten doel om door het verenigen van studenten een bijdrage te leveren aan de opvang in het studentenleven en de vorming van de persoonlijkheid van haar leden.

 

Voor meer informatie over de Statuten en Wetten van Unitas S.R. kunt u hiervan een online pdf versie opvragen door een mail te sturen naar senaat@usr.nl.

 

Persoonsgegevens van de leden worden door Unitas S.R. verwerkt ten behoeve van het volgende:

• Administratieve doeleinden

• Contributieheffing

• Informatieverstrekking

• Het ondersteunen van Unitas S.R.

• Het onderhouden van contacten met Unitas S.R.

• Bevorderen en in stand houden van contacten tussen de leden onderling, mede door het uitbrengen van de Almanak en het verenigingsblad.

• Het beveiligen van Unitas S.R. en de leden middels het maken van camerabeelden.

Unitas S.R. verwerkt persoonsgegevens van derden ten behoeve van communicatie met deze personen of andere specifieke doeleinden waarvoor het contact met deze derden wordt gelegd.

 

​

Grondslag voor de verwerking

Unitas S.R. verwerkt de persoonsgegevens op grond van het gerechtvaardigd belang dat Unitas S.R. hierbij heeft. Zonder deze persoonsgegevens kan de vereniging niet bestaan, terwijl het belang van de betrokkenen door de verwerking daarvan niet onevenredig wordt geschaad. Voor de verwerking van persoonsgegevens wordt tevens toestemming gevraagd bij het aangaan van de lidmaatschapovereenkomst.

 

​

Bewaartermijn

Unitas S.R. bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld en alleen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst

• Voor wettelijk financiële administratie een periode van maximaal 7 jaar na beëindiging van het lidmaatschap

• Camerabeelden worden maximaal 3 weken bewaard voordat ze automatisch worden gewist. Tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden.

 

​

Verstrekking aan derden

Unitas S.R. verstrekt persoonsgegevens van de leden aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de (financiële) administratie;

• Het drukken van de Almanak en het verenigingsblad de Vivos Voco;

Met deze partijen (verder: verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van  persoonsgegevens van de leden te waarborgen. De persoonsgegevens van de leden zullen verder alleen aan derden verstrekt worden wanneer dit wettelijk wordt verplicht.

 

​

Beveiliging

Unitas S.R. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de Senaat via senaat@usr.nl.

 

​

Rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de verwerking van foto’s in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Unitas S.R of een van onze verwerkers. Wilt u gebruik maken van dit recht, neem dan contact met ons op via senaat@usr.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Bugerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Unitas S.R. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

​

Verder heeft u het recht specifiek bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens in de Almanak, dan wel het verenigingsblad de Vivos Voco.  

 

​

Klachten

Unitas S.R. wilt u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:  https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

​